Vous pensez être un Jedi de l’organisation ? Vous maîtrisez l’art de vous concentrer à tout instant sur ce qui compte le plus ? Vous savez exactement ce que vous avez à faire aujourd’hui, demain, dans une semaine ?
Si ce n’est pas le cas, bonne nouvelle : voici a méthode Getting Things Done (GTD), de David Allen.
Pourquoi vous avez besoin d’une méthode pour gérer vos tâches
Nous avons tous quantité de choses à faire et à penser tous les jours : payer une facture, sortir la poubelle, prendre rendez-vous chez le dentiste, préparer la sortie de samedi prochain, envoyer un mail, etc. Sans compter les tâches liées à notre activité professionnelle : organiser une réunion, rappeler un client, finaliser un dossier, donner suite à un entretien, écrire une note, etc.
Et si vous êtes en train de créer une boîte, la liste est infinie…
Si vous voulez vous en sortir, la première chose à faire est d’avoir une méthode pour gérer vos tâches. Une bonne méthode.
Sans méthode vous vous exposez à quatre problèmes (au moins) :
1/ Vous allez oublier des choses (je sais de quoi je parle…) ;
2/ Vous allez surcharger votre tête d’informations (parfois inutiles) – et ça, c’est fatiguant !
3/ Vous risquez de diminuer votre acuité intellectuelle et votre créativité (ben oui, quand on a 1000 choses à penser, on est moins disponible !) ;
4/ Vous ne pourrez jamais être sûr à 100 % de vous concentrer sur ce qui compte le plus à chaque instant.
Vous n’êtes sans doute pas aussi organisé que vous le pensez…
OK, je sais ce que vous vous dites…
« J’ai déjà une to-do list et ça me va très bien ».
Attendez…
C’est très bien d’avoir une to-do liste dans votre poche (juste à côté de votre liste de courses).
Mais est-ce que vous avez vraiment une vision d’ensemble ?
Est-ce que vous savez exactement ce que vous avez à faire demain ? Est-ce que vous savez ce que vous pouvez déléguer ?
Est-ce que vos tâches ne font pas en fait partie d’un projet plus grand ? Comment est-ce que vous suivez ce projet ?
Comment savez-vous ce qui compte vraiment et ce qui est secondaire ?
Cette dernière question est cruciale.
Si vous ne savez pas distinguer l’important du non important et l’urgent du non urgent vous risquez de passer votre temps sur des choses insignifiantes et de négliger l’essentiel.
Cela rejoint la fameuse matrice du docteur Eisenhower :
Il est généralement conseillé de vous concentrer sur les activités importantes (urgentes ou non). Le non important/urgent est à traiter quand vous avez le temps (si vous ne pouvez pas déléguer).
Le reste (non urgent/non important), c’est tout ce qui vous éloigne de vos objectifs et de votre bien-être à long terme…
C’est plus ou moins une histoire de choix personnel…
Ça nous arrive à tous de traîner sur Facebook, regarder (et poster) des vidéos de chats, ragoter, etc. Ce n’est pas forcément un problème, sauf peut-être quand cela nous amène à négliger nos proches, notre travail, notre développement personnel ou des tâches qui doivent être terminées en temps et en heure…
Sans méthode de gestion de tâches, vous risquez de vous tromper de priorité. Ou pire, de vous sentir tellement surchargé que vous vous retrouvez paralysé. Et là… c’est la procrastination garantie !
Getting Things Done : la méthode
Getting Things Done vous permet au contraire de voir instantanément tout ce que vous avez à faire, évaluer ce qui est important ou urgent et sélectionner ce sur quoi vous allez vous concentrer aujourd’hui.
Bilan : vous n’oubliez rien et vous avancez sereinement.
OK, ça paraît compliqué mais en fait c’est très simple.
Le cœur de la démarche tient son slogan :
« Votre esprit est fait pour avoir des idées, par pour les garder »
Autrement dit : notez tout ce qui vous passe par la tête pour libérer votre esprit et votre créativité. Et ensuite traitez ce que vous avez noté.
La méthode est structurée en 5 étapes :
1/ Capturez ;
2/ Clarifiez ;
3/ Organisez ;
4/ Prenez du recul ;
5/ Agissez.
Etape 1 : capturez = sortez ce que vous avez dans la tête
Dans cette étape, vous notez dans un endroit unique et sans vous poser de question tout ce qui vous passe par la tête : ce que vous avez à faire, vos idées, ce dont vous devez vous rappeler, etc.
Tout.
Les choses très importantes et les choses insignifiantes. Le personnel et le professionnel. Les to-dos, les projets, les tâches en suspens et les tâches à finir. Le but est de vous vider la tête.
Etape 2 : clarifiez = analysez ce que vous aviez dans la tête
La 2ème étape consiste à relire tout ce que vous avez noté. Pour chaque élément, demandez-vous simplement : « est-ce que cela peut correspondre à une action ? ».
Si la réponse est non, supprimez l’élément (et oubliez-le) ou archivez-le pour référence. A moins que vous ne soyez pas encore sûr. Dans ce cas, placez-le dans un dossier « incubation » (que vous traiterez périodiquement dans l’étape 4).
Si la réponse est oui, déterminez à quelle action concrète cela correspond.
Note : une action est quelque chose que vous faites avec un résultat visible dans le monde réel. Par exemple, si vous avez noté « penser à l’anniversaire de maman », l’action correspondante est « appeler maman le … pour son anniversaire » ;P
Si votre action peut être traitée en moins de 2 minutes, faites-la tout de suite (exemple : passer un coup de fil, écrire un mail rapide, mettre un courrier sous pli, etc.)
Si vous estimez que l’action prendra plus de 2 minutes, déléguez-la ou bien placez-la dans un dossier « à faire ».
Si l’action est complexe (elle comporte plusieurs tâches), transformez-la en projet.
Etape 3 : organisez = rangez au bon endroit
David Allen préconise ensuite de ranger les actions dans des listes dédiées. Par exemple : les mails à envoyer, les appels à passer, les recherches à faire sur Internet, etc. A vous de définir les catégories les plus pertinentes en fonction de votre situation.
Etape 4 : prenez du recul = consultez régulièrement ce que vous avez à faire (et demandez-vous si c’est encore pertinent)
Relisez vos différentes listes d’actions chaque soir pour planifier votre journée du lendemain et chaque matin pour vérifier ce que vous avez à faire.
Est-ce que vous avez besoin d’ajouter de nouvelles actions ?
Où en sont les gens à qui vous avez délégué une activité ?
Une fois par semaine prenez davantage de recul et faites un point plus global : où vous en êtes de vos projets ? Quelles actions n’ont plus de sens ? Est-ce que vous n’avez rien oublié ?
Ce type de revue permet de faire sereinement le tri entre l’important et l’urgent pour vous focaliser sur ce qui compte vraiment.
Le top, c’est d’inclure tout ça dans vos routines quotidiennes et hebdomadaires ! :P
Etape 5 : faire = passer à l’action !
Comme dirait l’autre : just do it !
Une fois que vous savez exactement ce que vous avez à faire et quand… faites-le !
Le livre-référence de David Allen :
Et vous, avez-vous une méthode particulière pour gérer vos tâches ? Qu’est-ce que vous avez le plus de mal à faire ?
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