[La Vérité Sur La Productivité] Comment Les Gens Vraiment Efficaces Gèrent Leur Temps

Levez la main si vous vous êtes déjà dit : « j’ai une super idée de projet, mais je m’y collerai quand j’aurai le temps ».

Vous pensez que vous avez un problème de temps.

Je déteste dire ça mais… AVOIR DU TEMPS DISPONIBLE N’EST PAS UN PROBLÈME.

Les gens efficaces et organisés considèrent leur temps de la même manière… :

• qu’un agriculteur considère son stock d’engrais;
• qu’une entreprise de transport routier considère son stock de carburant ;
• qu’une entreprise de textile considère son stock de coton.

Avoir de l’engrais, du carburant ou du coton n’est pas un problème. Le problème est la façon d’utiliser ces ressources dans un contexte de rareté ou de prix élevé.

Nous avons tous un stock de 24 heures dans une journée, renouvelé chaque jour.

Et nous devons tous faire les courses, le ménage et la cuisine. La plupart d’entre nous avons un travail qui nous occupe quotidiennement 8 à 10 heures. Nous sommes tous soumis aux mêmes distractions : télévision, publicité, jeux vidéo, emails, smartphones, applis, Facebook, Youtube, Twitter, etc.

Donc la grande question est :

« Si tout le monde a les mêmes contraintes, comment faire pour consacrer plus d’heures aux choses qui comptent vraiment ? »

Réponse courte : vous avez besoin de mettre en place un système pour gérer votre attention.

Pour ceux d’entre vous qui ont de gros projets : j’ai une bonne nouvelle.

Vous n’êtes pas obligé de « sabrer » dans votre vie de famille, vos loisirs ou votre développement personnel pour consacrer plus de temps à vos projets.

Vous pouvez créer un système sur-mesure pour arrêter de sacrifier les activités importantes.

Au contraire, les activités importantes génèrent du temps libre.

Je vais partager avec vous quelques éléments essentiels de ce système. Mais avant nous devons définir le vrai problème.

Les applis, les réseaux sociaux et les médias ont un objectif principal : attirer et focaliser votre attention.

Votre vrai problème n’est donc pas un problème de temps, mais UN PROBLÈME D’ATTENTION.

C’est pourquoi les gens particulièrement efficaces se posent en permanence une question :

« Sur quoi dois-je focaliser mon attention en priorité ? »

Donc avant de mettre en place un système, vous devez être très clair sur quatre points :

1. Vos objectifs à moyen et long termes

• Qu’est-ce que vous attendez de la vie ?
• Où voulez-vous être dans 3 ans, 5 ans, 10 ans, 20 ans ?
• Quelle serait la situation idéale dans les différentes sphères de votre vie : famille, couple, travail, finances personnelles, relations sociales, style de vie ?

2. Ce qui compte pour vous

• Qu’est-ce qui contribue à votre équilibre ?
• Quelles sont vos valeurs ?
• Qu’est-ce que vous voulez transmettre ?
• Avec qui aimez-vous passez du temps ?

3. Ce dont vous avez besoin pour atteindre vos objectifs

• Quelles sont vos activités-clés ?
• Qui peut vous aider ?
• De quelles ressources aurez-vous besoin ?
• Qu’est-ce que vous devrez apprendre ?

4. Comment vous utilisez votre temps actuellement

• Combien de temps passez-vous chaque jour devant un écran ?
• Pour quoi faire ?
• Qui fréquentez-vous le plus ?
• De quoi parlez-vous ?
• Quelle activité occupe le plus clair de votre temps ?
• Est-ce que cette activité contribue à réaliser vos objectifs les plus importants ?
• Est-ce que cette activité a un impact positif sur ce qui compte le plus pour vous ?

Les personnes les plus productives au monde ont en permanence à l’esprit la matrice du fameux Dr Eisenhower :

Cette matrice permet de focaliser votre attention sur ce qui a le plus d’impact dans votre vie.

Le but est évidemment de passer le plus de temps possible dans la case Non urgent / Important parce que c’est là que se joue votre avenir et celui de vos proches… Le rôle du Système de Gestion de l’Attention est justement de vous y aider.

OK, il est temps de passer à la description du système. Un article ne suffirait pas pour le décrire totalement. Nous allons donc nous concentrer sur trois briques essentielles :

1. La Brique Stratégique
2. La Brique Tactique
3. La Brique Exécution

D’autres éléments du système sont abordés dans cet article sur le lien entre temps libre et productivité.

1. LA BRIQUE STRATÉGIQUE

Si vous avez lu ce qui précède et répondu aux questions, vous avez maintenant une idée assez précise de ce qui compte pour vous.

La prochaine étape est de découper votre temps.

Nous allons distinguer trois blocs de temps :

• les blocs de temps « focus » ;
• les blocs de temps de « préparation » ;
• les blocs de temps « libre ».

Ces trois blocs sont destinés à accomplir les activités importantes (urgentes et non urgentes).

Le temps « focus » est réservé aux tâches ayant le plus d’impact sur votre vie, votre projet ou vos objectifs. Il n’y a pas de dogme, c’est une technique. Donc à vous de voir comment vous voulez l’appliquer.

Le temps focus est généralement destiné aux activités qui correspondent à vos talents ou à votre cœur de métier. Par exemple, créer du contenu si vous gérez un blog.

Le bloc « préparation » est du temps que vous allez consacrer à la préparation des activités « focus ». Dans l’exemple du blog, vous auriez sans doute :

• Le travail de documentation amont ;
• La collecte d’images ;
• La gestion technique du site web, etc.

Le temps de préparation permet aussi de travailler sur la planification et les réflexions stratégiques (au niveau personnel ou professionnel).

Le bloc de temps « libre » sert pour toutes les autres activités importantes : votre famille, votre repos, votre développement personnel, etc.

Tout ce qui est urgent / pas important sera traité dans le temps restant (s’il y en a). Dans cette approche, il ne reste plus de temps pour ce qui est non urgent / pas important :)

Comment faire concrètement ?

Réfléchissez d’abord à vos talents et à votre cœur de métier.

• Quelle est votre spécialité ?
• Qu’est-ce que vous savez mieux faire que les autres ?
• Qu’est-ce qui vous intéresse le plus ?
• Pour quelles activités êtes-vous payé ?

Ensuite choisissez des blocs focus, préparation et temps libre. Un bloc peut être un jour complet ou juste quelques heures (personnellement j’ai choisi des jours).

Une fois que vous avez décidé, utilisez un agenda pour placer vos plages de temps. J’utilise Google Calendar.

Une règle à garder en tête : ce système est un outil à votre service. Donc rien n’est figé dans le marbre.

Imaginons par exemple que vous ayez défini 3 jours focus par semaine. Si vous jugez que vous avez besoin d’un jour de plus la semaine suivante, adaptez le système et donnez-vous un jour focus de plus !

2. LA BRIQUE TACTIQUE

Une des règles pour être efficace et organisé est de planifier à l’avance.

La deuxième brique de votre système correspond donc la planification mensuelle et hebdomadaire. Ça veut dire prévoir à l’avance ce que vous allez faire le mois qui vient et la semaine d’après.

Que les choses soient claires, il ne s’agit pas d’organiser heure par heure vos vacances ni le temps passé avec vos enfants ou votre partenaire. Mais de planifier à l’avance les activités et tâches qui contribuent le plus à réaliser vos objectifs.

(Evidemment, ça suppose que vous ayez déjà réfléchi à vos activités, donc que vous ayez déjà un plan pour atteindre vos objectifs.)

Vous pouvez utiliser un fichier Excel de ce type pour vous aider :

Concrètement :

1. Le dernier week-end de chaque mois vous planifiez le mois suivant ;
2. Chaque dimanche soir vous faites le point sur ce que vous avez fait la semaine précédente et vous planifier la semaine suivante (en mettant à jour ce tableau)

Vous devez faire attention aux points suivants :

• faites simple. Veillez à rester macroscopique et concentrez-vous sur les activités, pas les micro-tâches ;
• planifiez en respectant vos jours focus, préparation et temps libre ;
• restez flexible. Il arrive souvent d’adapter le plan en cours de route, il n’y a pas de problème avec ça.

3. LA BRIQUE EXÉCUTION

La Brique Exécution est là pour piloter les actions au jour le jour. Concrètement, la démarche est la suivante :

1. Pour chaque activité planifiée, demandez-vous :

« Quelle est la première action concrète pour commencer cette activité ? »

Une action concrète est une action visible dans le monde réel. Par exemple écrire, téléphoner, prendre la voiture, visiter un site web particulier, etc. ;

2. Une fois que vous avez identifié une action concrète, saisissez-là dans un outil de gestion de tâches. J’utilise personnellement l’application en ligne Doit.im, qui répond très bien à mes besoins ;

3. Chaque soir faites le bilan de la journée et planifiez votre journée du lendemain. Cochez les activités réalisées, supprimez les activités qui n’ont plus lieu d’être et ajoutez les nouvelles activités nécessaires ;
4. En fin de semaine faites le bilan de la semaine passée, mettez à jour votre planning (cf. fichier Excel) et recommencez.

Le fait de reporter des activités d’un fichier Excel à un outil de gestion de tâches peut paraître fastidieux. Mais c’est en fait l’occasion de prendre du recul et de vous demander si ce que vous faites vous mène bien là où vous voulez aller.

N’hésitez pas à adapter le processus à vos propres besoins et à votre mode de fonctionnement !

Vous avez testé d’autres systèmes ? Vous avez des questions ? Laissez un commentaire ci-dessous et partagez vos expériences !

 

Crédit illustration : Conçu par Freepik

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